Tipps für Arbeitgeber: Jetzt Homeoffice einrichten

März 2020 - fast stündlich gibt es Neuigkeiten zur Ausbreitung des Coronavirus. Es werden Auftritte abgesagt, Reisen storniert, Läden geschlossen und unzählige Arbeitnehmer ins Homeoffice geschickt. Weshalb sich die Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen auch für Dein Unternehmen lohnt und wie Du vom go-digital-Förderprogramm profitieren kannst, verraten wir Dir jetzt!

 

 

Was Dich erwartet:

 

Homeoffice einrichten: 3 Vorteile für Arbeitgeber 

Krisenzeiten wie die Corona-Pandemie können immer wieder auftreten und sowohl die Gesundheit vieler Menschen gefährden als auch die Wirtschaft schwächen. Als Unternehmen kannst Du darauf bestmöglich vorbereitet sein - und das solltest Du auch! Die Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen für Dich und Deine Mitarbeiter ist ein erster Schritt in die richtige Richtung.

Diese drei entscheidenden Vorteile bringt Homeoffice Deinem Unternehmen:

 

1. Flexibilität

Nicht nur in Krisenzeiten bieten Dir Homeoffice-Arbeitsplätze ein enormes Maß an Flexibilität. Deine Mitarbeiter können nämlich nicht nur von Zuhause, sondern quasi von überall arbeiten. Dadurch kann Dein Unternehmen kurzfristiger auf Kundenwünsche reagieren.

 

2. Effizienz

Ein weiterer Vorteil für Arbeitgeber, ist die gesteigerte Effizienz, die durch Homeoffice-Arbeitsplätze ermöglicht wird. Im Homeoffice haben Deine Mitarbeiter tendenziell weniger Ablenkung durch äußere Einwirkungen, sie fühlen sich wohler und entfallene Fahrtzeiten können zum Arbeiten genutzt werden.

Mit go digital ins Homeoffice

Effizient arbeiten im Homeoffice. | © pixabay

 

3. Kostenersparnis

Die Option der Heimarbeit kann sogar für eine Kostenersparnis sorgen. Denn arbeiten viele Kollegen im Homeoffice, brauchst du weniger Bürofläche. Zusätzlich können so auch Tagungen etc. zukünftig digital abgehalten werden.

 

Rechtliche Grundlagen für die Arbeit im Homeoffice 

Bevor Deine Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten können, solltest Du Dir zunächst Gedanken über einige rechtliche Grundlagen machen.

Wie sieht es zum Beispiel mit den Arbeitsverträgen Deiner Mitarbeiter aus? Bestehende Arbeitsverträge müssen nicht zwangsläufig geändert werden. Stattdessen kannst Du mit Deinen Arbeitnehmern einfach eine sogenannte Zusatzvereinbarung über die Arbeit im Homeoffice schließen.

Zunächst sollten im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung die gestellten Arbeitsmittel aufgelistet werden (dazu später mehr).

Homeoffice einrichten

Was benötigen Deine Mitarbeiter im Homeoffice? | © pixabay

 

Als Nächstes solltest Du eine Datenschutzklausel formulieren. Es muss sichergestellt werden, dass auch im Homeoffice alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden.

Zusätzlich müssen natürlich auch die Arbeitsschutzbestimmungen im Homeoffice eingehalten werden. Hier gelten grundsätzlich dieselben Bestimmungen wie für das Büro in der Betriebsstätte.

 

Checkliste zur Homeoffice-Einführung für Arbeitgeber

Damit Deine Arbeitnehmer im Homeoffice auch genauso effektiv arbeiten können wie im Büro, benötigen sie entsprechende Arbeitsmittel wie:

  • Schreibtisch und Schreibtischstuhl
  • Computer/Laptop inkl. Zubehör
  • ggf. ein Diensttelefon
  • weitere unternehmensspezifische Arbeitsmittel

Damit die Kommunikation und Dokumentation auch im Homeoffice reibungslos funktioniert, bietet sich der Einsatz von zusätzlichen Tools und Software an:

  • Kommunikation: Slack, Google Hangouts
  • Dokumentation: Confluence, Trello
  • Datenaustausch: Google Drive
  • Telefon: 3CX
  • Zeiterfassung: TimeMoto

 

Aus dem Zusammenspiel von Arbeitsmitteln und Software sollten sich dann bestimmte Prozesse, speziell für die Arbeit im Homeoffice, ableiten:

  • Zeiterfassung - aus arbeitsschutzrechtlichen Gründen und Controlling
  • Dokumentation - zur Nachvollziehbarkeit der geleisteten Arbeit
  • Meetings - damit niemand aneinander vorbeiarbeitet

 

go-digital: Kosten und Förderung fürs Homeoffice

Die Kosten für Dich als Arbeitgeber hängen maßgeblich von drei Faktoren ab: Für wie viele Arbeitnehmer soll ein Homeoffice-Arbeitsplatz eingerichtet werden? Wie sollen die Homeoffice-Arbeitsplätze ausgestattet sein? Welche Arbeitsmittel und Software sind bereits vorhanden?

Damit die Homeoffice-Einrichtung kosteneffizient gestaltet werden kann, sind eine umfassende Bedarfsanalyse und ein maßgeschneidertes Konzept entscheidend. Das Förderprogramm “go-digital unterstützt zusätzlich mit einer staatlichen Finanzhilfe von bis zu 16.500 €.

Im Zuge der Corona-Pandemie wurden die Hürden für die Beantragung dieser Fördergelder bis zum 31.12.2021 erheblich gesenkt. Es lohnt sich also jetzt zu investieren!

 

Fazit

Viele Arbeitgeber und Unternehmen in Deutschland schrecken aufgrund der Kosten, des Aufwandes und des befürchteten Kontrollverlustes noch vor der Homeoffice-Einführung zurück. Doch diese Sorgen sind unbegründet. Tatsächlich bringt das Einrichten von mobilen Arbeitsplätzen zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber und Unternehmen. Hinzu kommen Fördermöglichkeiten durch go-digital, deren Beantragung aktuell sogar vereinfacht wurde. Jetzt ist also genau der richtige Zeitpunkt um in die Zukunft Deines Unternehmens zu investieren!

 

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